Форматы файлов для экспертизы

Формат электронного документа для экспертизы выбирают с учетом вида самого документа и действующих требований к его представлению. Один универсальный формат для всего комплекта использовать нельзя по умолчанию: сначала нужно определить тип каждого документа и проверить, существует ли для него действующая XML-схема. После этого контролируют не только расширение файла, но и его читаемость, целостность, идентифицируемость, актуальность версии и связь с приложениями, расчетами, электронными подписями и другими необходимыми файлами.

Техническая подготовка нужна для того, чтобы переданный комплект можно было принять, однозначно разобрать по документам и использовать для дальнейшей проверки. Правильно выбранное расширение не решает задачу, если файл поврежден, содержит не всю документацию, относится к устаревшей редакции или среди нескольких одноименных вариантов невозможно определить действующий.

Формат определяют отдельно для каждого типа документа

Подготовку лучше начинать с перечня электронных документов. Для каждой позиции устанавливают, что именно передается: документ проектной документации, результат инженерных изысканий, расчет, приложение или иной материал, относящийся к рассматриваемому комплекту. После такой идентификации можно проверять применимые требования к электронной форме.

Этот порядок важен потому, что требования могут зависеть от типа документа и наличия предусмотренной для него XML-схемы. Приказ Минстроя России от 12.05.2017 № 783/пр в проверенных положениях устанавливает использование XML при наличии действующей схемы для соответствующего электронного документа. Если соответствующей XML-схемы нет, применяются требования к допустимым форматам, предусмотренные для такой ситуации.

Поэтому выбор формата не следует строить по принципу «этот тип файла обычно принимают». Для конкретной позиции сначала выясняют, какой электронный документ формируется и какой режим представления к нему применим в текущей процедуре.

Рабочая таблица подготовки может содержать четыре позиции:

• название и назначение документа;
• тип электронного документа;
• наличие действующей XML-схемы;
• фактический файл, который войдет в передаваемый комплект.

Такой перечень позволяет обнаружить ситуацию, когда разные документы были механически сохранены одинаковым способом, хотя требования к их электронной форме различаются.

Документы с действующей XML-схемой

XML-схема задает структурированное представление сведений электронного документа. Если для соответствующего вида документа действует такая схема и она применима к текущей подаче, подготовка должна учитывать именно этот способ формирования документа.

Практическая проверка начинается с идентификации документа. Затем устанавливают наличие применимой действующей XML-схемы и сопоставляют с ней подготовленный электронный файл. Здесь особенно важно не ориентироваться на внешний вид документа: файл может удобно открываться и выглядеть привычно, но это еще не отвечает на вопрос о требуемой электронной форме.

После формирования XML необходимо проверить сам результат. Документ должен относиться к нужной позиции комплекта, содержать актуальные сведения и однозначно идентифицироваться среди остальных файлов. Технически сформированный XML не исправляет ошибку исходных данных и не делает актуальной устаревшую редакцию документа.

Например, если исходный документ был изменен после первоначального формирования электронной версии, нужно проверить, сформирован ли электронный документ заново на основании действующих данных. Сохранение технически корректного, но устаревшего файла создает уже не форматную, а версионную проблему.

Документы без соответствующей XML-схемы

Если действующей XML-схемы для конкретного вида электронного документа нет, способ представления определяют по требованиям, предусмотренным для такой ситуации. Приказ № 783/пр содержит отдельные положения о допустимых форматах при отсутствии соответствующей XML-схемы.

При этом нельзя автоматически переносить требования одного типа документа на другой. Перед подготовкой конкретного файла необходимо проверить, к какой категории он относится и какие требования действуют именно для нее. Без такой проверки утверждать допустимость конкретного расширения для любого документа было бы неправильно.

После выбора применимого формата проводят техническую контрольную операцию: открывают итоговый файл тем способом, которым его сможет просматривать получатель, и проверяют наличие всего содержимого. Особое внимание требуется документам, которые преобразовывались из исходных рабочих форматов. При таком преобразовании могут потеряться отдельные листы, изображения, таблицы, формулы или иные существенные элементы.

Файл после преобразования сравнивают с исходным документом по содержанию. Проверяют количество и последовательность частей, читаемость текста и графики, наличие приложений и соответствие передаваемой редакции. Если преобразование изменило содержание, технически правильное расширение файла не устраняет дефект.

Расчеты и приложения в электронном комплекте

Расчеты и приложения требуют отдельного внимания, потому что они часто связаны с основным документом, но могут передаваться самостоятельными файлами. Для получателя должна сохраняться понятная связь: к какому разделу или решению относится расчет, какое приложение дополняет основной документ и какая редакция используется.

Например, пояснительная записка может ссылаться на расчет, переданный отдельным файлом. Перед отправкой нужно открыть ссылочный документ и убедиться, что приложен именно тот расчет, который подтверждает актуальное решение. Если основной документ уже обновлен, а приложение осталось от предыдущей редакции, формат обоих файлов может быть правильным, но комплект будет содержательно несогласованным.

При подготовке самостоятельных приложений полезно проверить:

• можно ли однозначно определить основной документ, к которому относится приложение;
• совпадает ли приложение с актуальной редакцией основного документа;
• присутствуют ли все части многофайлового приложения;
• открываются ли таблицы, изображения, схемы и расчетные данные;
• не передана ли одновременно прежняя версия того же расчета или приложения.

Если приложение состоит из нескольких взаимосвязанных файлов, их проверяют как единую группу. Отсутствие одной части может сделать остальные файлы недостаточными для использования, даже если каждый из них технически исправен.

Читаемость, целостность и идентификация файлов

Передаваемый электронный документ должен быть пригоден для фактической работы с ним. Поэтому после формирования итогового комплекта каждый файл нужно открыть и проверить. Простая проверка наличия расширения или размера файла не показывает, сохранилось ли содержимое.

Читаемость означает, что текст, графика, таблицы и другие значимые элементы можно просмотреть в переданном документе. Целостность означает, что файл содержит предусмотренный объем информации и не поврежден. Идентифицируемость позволяет понять, что это за документ и к какой позиции комплекта он относится.

Нарушения могут выглядеть по-разному. Один файл открывается, но часть графики отсутствует после преобразования. Другой содержит все листы, однако название не позволяет отличить его от предыдущей редакции. Третий относится к нужному разделу, но внутри находится промежуточный вариант документа. Поэтому технический контроль должен включать и открытие файла, и сверку его содержания с перечнем передаваемой документации.

Полезный способ проверки — пройти комплект со стороны получателя. Открыть файл, определить его назначение, установить редакцию, найти связанные приложения и убедиться, что документ можно использовать без обращения к рабочему архиву проектировщика. Если для идентификации требуется угадывать, какой из нескольких похожих файлов актуален, комплект необходимо упорядочить до отправки.

Электронные подписи и связанные служебные файлы

Когда применимая процедура требует электронные подписи или иные связанные служебные файлы, их необходимо рассматривать вместе с документом, к которому они относятся. Проверяется не изолированное наличие дополнительного файла, а возможность однозначно установить его связь с соответствующим электронным документом.

Особенно внимательно такой контроль выполняют после замены основной документации. Если документ был переработан и сформирована новая электронная версия, связанные с прежней редакцией элементы нельзя автоматически считать подходящими для новой. Необходимо проверить актуальное состояние всего связанного набора в соответствии с применимыми требованиями.

Если электронный комплект содержит документы разных типов, итоговая структура может быть смешанной: часть материалов формируется с учетом XML-схем, часть представляется в иных предусмотренных форматах, отдельные расчеты и приложения передаются связанными файлами. Такая структура сама по себе не является проблемой. Главное, чтобы для каждого элемента был выбран применимый способ представления и сохранялась понятная связь между документами.

Дублирующие и устаревшие версии

Технически исправный комплект может оказаться неудобным для рассмотрения из-за нескольких конкурирующих редакций. Если рядом находятся два файла одного документа и непонятно, какой действует, эксперт не должен определять актуальную версию по дате изменения файла, номеру в названии или предположению.

Перед формированием итоговой передачи нужно отделить рабочий архив от комплекта для подачи. В рабочем архиве могут сохраняться промежуточные варианты, предыдущие редакции и резервные копии. В передаваемом наборе должна оставаться однозначно определенная актуальная документация.

Особенно часто дубли появляются после исправлений. Новый файл добавляется к прежнему, но статус старой редакции никак не обозначается. В другом случае проектировщики используют разные правила именования и в одной папке появляются несколько вариантов с близкими названиями. Еще одна ситуация — основной документ заменен, а связанный расчет или приложение остались от предыдущей версии.

Контроль выполняют по содержанию и документальным связям:

1. определяют актуальную редакцию каждого документа;
2. выявляют предыдущие и промежуточные варианты;
3. проверяют приложения и расчеты, связанные с актуальной редакцией;
4. исключают конкурирующие файлы из итогового набора;
5. повторно сверяют фактическую папку с перечнем передаваемой документации.

Имена файлов помогают ориентироваться, но не заменяют такой сверки. Два файла с разными названиями могут содержать одну редакцию, а файл с привычным названием — оказаться устаревшим.

Финальная техническая проверка перед подачей

Финальную проверку проводят уже после формирования того набора файлов, который будет фактически передан. Это позволяет обнаружить ошибки, появившиеся на последнем этапе: неверный файл скопирован в папку, новая редакция не заменила старую, приложение потерялось при сборке или документ после преобразования открывается некорректно.

Последовательность проверки может быть такой:

1. Идентифицировать каждый документ. Понятны его тип, назначение и место в комплекте.
2. Проверить применимый способ представления. Для документа установлено наличие или отсутствие соответствующей действующей XML-схемы и выбран вариант подготовки по действующим требованиям.
3. Открыть итоговый файл. Текст, графика, таблицы и другие значимые элементы доступны и читаемы.
4. Проверить целостность. После формирования или преобразования не потеряны листы, приложения либо другая существенная информация.
5. Сверить связанные файлы. Расчеты, приложения, подписи и иные необходимые элементы относятся к той же актуальной редакции.
6. Удалить конкурирующие версии из передаваемого набора. По каждому документу должно быть понятно, какой файл действует.
7. Сопоставить папку с перечнем. Каждая заявленная позиция существует фактически, а каждый передаваемый файл имеет понятное назначение.

Постановление Правительства РФ от 05.03.2007 № 145 предусматривает электронное представление документов и требования к их формату; нарушение требований к формату относится к обстоятельствам, которые могут препятствовать переходу к дальнейшему рассмотрению в применимой процедуре. Поэтому техническую проверку стоит выполнять до подачи, а не после обнаружения проблемы при первичном контроле.

Критерии готовности электронного комплекта

Электронный комплект технически подготовлен, когда для каждого документа выбран способ представления с учетом применимых требований, файлы открываются и сохраняют необходимое содержимое, актуальные версии однозначно идентифицируются, а приложения, расчеты и связанные электронные элементы можно сопоставить с основными документами.

Эта готовность относится именно к электронной форме и организации файлов. Она не подтверждает качество проектных решений, достаточность расчетных обоснований или итог экспертного рассмотрения. Корректный формат обеспечивает возможность принять и использовать документ в предусмотренном процессе, но содержание документа оценивается отдельно.

Если для конкретного типа документа не установлена применимость XML-схемы или другого способа представления, сначала необходимо уточнить действующие требования именно к этому документу. Нельзя выбирать конкретное расширение по аналогии с соседним файлом или предыдущим проектом. После такой проверки можно сформировать окончательный электронный набор и передавать его без очевидных противоречий между форматом, содержанием и актуальными версиями документов.